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需求溝通

OA辦公系統的功能該如何取舍?

  很多用戶在進行OA辦公系統選型時,將其功能模塊的多少作為一個重要的參考依據,因此許多OA辦公系統廠商投其所好,也希望通過更多的模塊展現自己的能力、提高產品價格,于是加大力度開發各種新型功能模塊,處理一些常見的功能外,有些OA軟件廠商還全面集成人事、財務、ERP、CRM、手機OA、視頻會議功等,給最終用戶的感覺是這樣的OA就是萬能的,尤其是在進行系統演示的時。最終的結果就是客戶在購買階段總是看到這功能不錯,那功能也想要,但在實際發現每個功能都有所欠缺,使用中成了雞肋,從而不自覺的為一些“看起來很美”的功能模塊買單。

  企業用戶一般對OA辦公系統的了解不夠深入,在進行系統選型時,往往不自覺的陷入這樣一個誤區:認為OA功能模塊越多越好,產品的功能更強大。初步分析用戶的出發點,一般存在以下幾個原因:一些用戶在選型時候貪大求全,希望OA辦公系統包含企業管理的方方面面,擔心功能模塊太少滿足不了最終的應用需求;認為功能模塊較多的OA商技術水平比較高;擔心多次購買內部不好立項、費用不好申請;又或者擔心下次購買價格上拿不到好的折扣。

  其實功能多的OA辦公系統都有一些特點,就是很多模塊都不能貼近用戶的實際需求得到深入應用,這其實很好理解,每個模塊如果都做得非常深入的話軟件廠商的研發和維護投入非常大,另一方面是由于企業的需求差異大,標準的模塊很難做到切合每個用戶的個性化需求;由于過多的注重于功能,忽略了軟件的架構和設計,系統的擴展性比較差。

  建議中小型企業用戶不要購買太多功能,實際上功能太多增加了推廣和維護的時間成本,不如將購買其它功能模塊的成本用于實施推廣會更好。或者選購架構平臺比較好的平臺型OA,這類OA產品具有可移植、易集成、易擴展的優勢,擅長個性化定制開發。不僅很好的滿足了企業當前的管理需求,獨有的后臺自助式定制模式還可以實現功能模塊的增加、修改,工作流自定義、信息發布自定義,首頁信息提醒內容和類型的自定義等,更好的實現了企業未來發展的管理需求,大大提高了OA辦公系統的實用性。

  事實上,據有關方面對一些大型企業的OA或門戶應用情況做過初步的調查統計,真正應用廣泛的功能模塊只占企業購買模塊總數的30%左右,許多功能可能也就被使用幾次,還不知是否是測試數據。大量“雞肋式模塊”的存在不僅浪費購買資金,而且維護成本也不低;還會造成系統的臃腫,運行速度受影響;操作復雜,使用不方便,阻礙實施推廣等不良影響。

  OA辦公系統的選型最好立足于自身的需求,切忌追求大而全,做到整體規劃、分步實施,在關注功能的同時需重點關注系統的擴展性、二次開發能力,必要時需考察系統的技術架構,同時需關注系統的安全性、性能、穩定性和易用性。中小企業用戶應該選擇一個功能緊湊的、滿足自己個性化需求的、性價比高的OA產品,關注應用的擴展為后續的服務做好鋪墊。
 

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